sexta-feira, 16 de janeiro de 2015

PLANO DE CONTAS E CENTROS DE CUSTOS


Caros amigos, para criação do plano de contas de uma empresa são necessários estudos preliminares que possibilitem identificar as necessidades societárias, gerenciais e fiscais, tais como: apuração do custo, receita por produto e obtenção do resultado por setor, departamento ou filial, permitindo a comparação entre departamentos e filiais, obtenção das demonstrações financeiras exigidas pela legislação vigente, relatórios para elaboração do orçamento e acompanhamento da execução orçamentária por setor, gerando elementos que permitam a existência de uma controladoria eficiente, evitando, com isso, desvio de recursos.


O plano de contas é mais do que uma simples listagem de contas, deve observar uma lógica que supra todas as necessidades da empresa, permitindo uma visão dos fatores que darão origem ao resultado, permitindo um controle eficiente, evitando desperdícios e utilização inadequada dos recursos.

Para maior produtividade, os diversos sistemas que compõem a contabilidade da empresa: patrimonial, resultado, custo setorial e de produção devem ser integrados, ou seja, um único lançamento deve suprir todos os sistemas no que for necessário.

Para melhor análise dos setores e dos produtos fabricados, ou comercializados, deve permitir a emissão de relatórios setoriais e por produto, representados por códigos chamados centros de custo, que possibilitam a emissão de diversos tipos de relatórios de forma analítica e consolidada: custos setoriais, de produção e/ou das mercadorias etc.

A implantação de um plano de contas em entidade existente há anos, na qual os funcionários estão habituados a trabalhar com um sistema antigo, as mudanças implicam em alteração na rotina de departamentos, com fornecimento de informações que não eram solicitadas, pelo que encontra  resistência, que será vencida com habilidade e paciência.

São necessárias reuniões para expor os objetivos do novo plano e debater as propostas apresentadas, fazendo com que as novas ideias sejam aceitas a cada etapa, inclusive quanto aos novos formulários, com a finalidade de racionalizar o trabalho e minimizar erros, dando maior segurança aos controles da empresa e credibilidade aos relatórios emitidos pelo setor contábil da empresa.

Para melhor aproveitamento, o plano de contas deve ser implantado no primeiro dia do exercício social, com a transposição dos saldos apurados no Balanço Patrimonial do exercício anterior para as novas contas, possibilitando  que os registros contábeis apresentem uniformidade durante o exercício social. 

As contas devem apresentar a descrição da função, por exemplo: A conta Produtos em Processo- Produto X - registra as Ordens de Serviço (OS's) relativas ao produto em fabricação, com base na mão-de-obra aplicada, matérias primas, produtos secundários etc. 

Ao término da fabricação, as OS's devem ser registradas no controle de estoque, considerando o total do custo apurado, ocorrendo, na ocasião, a transferência do produto para o almoxarifado de produtos acabados.


O Sistema de Controle de Estoque de Produtos Acabados - Produto X deve identificar filial e setor onde foi produzido, por exemplo: Filial 2 , Setor A, lote 1000, além da sua localização no estoque. Porém, isso deve ser objeto de trabalho específico, que trate do inventário permanente.

Com os objetivos acima mencionados podemos elaborar o plano de contas do sistemas: patrimonial, de resultado e de custo, bem como identificar os centros de custos, para  controlar e apurar resultado por produto, setor e filial, possibilitando a elaboração de relatórios comparativos entre os diversos setores da empresa e também avaliar a produtividade, por setor e por produto.

Regra geral, o plano de contas observa a estrutura a ser apresentada no balanço patrimonial, elaborado na forma estabelecida pela Lei 6.404, Lei das Sociedades Anônimas, conforme o a seguir apresentado:





Conforme pode ser observado, as contas sintéticas não apresentam digito verificador, eliminando a possibilidade de haver lançamento indevido nas contas sintéticas, as quais terão seus valores apurados por processamento.

Da mesma forma o sistema de contas redituais, ou seja, de resultado, deve observar  critérios que possibilitem a elaboração dos relatórios exigidos pela Lei da Sociedades Anônimas. 




CENTROS DE CUSTO



Atualmente, chamamos de centro de custo a identificação dos setores onde são realizados investimentos, geradas receitas, apropriadas despesas e custos de fabricação. Também pode identificar projetos e, ainda, todos os ativos e passivos por setor.

Os centros de custo, de acordo com  o porte da empresa, podem ter vários níveis, porém, no caso, adotaremos quatro dígitos.

1º dígito - MATRIZ E FILIAIS

2º dígito - Setor

3º e 4º dígitos - Produto/Serviço


Assim, ao apropriarmos uma despesa ou um ativo, identificamos o estabelecimento e o setor, bem como o produto fabricado quando for o caso. Com os centros de custo podemos  obter relatórios por produto fabricado em cada setor e em cada filial, possibilitando a  análise comparativa entre custos dos estabelecimentos.

Por exemplo: considerando o plano do ativo, conforme retro apresentado, admitindo-se que a filial S.Paulo seja representada pelo código 02, a classificação da conta bancária - 11120002 - Banco do Brasil - S.Paulo, será precedida do código da filial: 2000.

Dessa forma, podemos emitir relatório pelo código setorial 2000 - Filial S.Paulo, por grupo de contas sintéticas e analíticas, com respectivos lançamentos para análise.

Assim, o código constante da classificação contábil será:

2000 11120002 - 3  Banco do Brasil - S. Paulo

Outro exemplo: na compra de um torno tipo Y1 para a Matriz, o centro de custo que precede a conta 12220002 - 4 é o código 1000, considerando que a Matriz é identificada com esse centro de custo.

O código constante da classificação contábil será:
1000 12220002 - 4 Torno Y1.

Da mesma forma são contabilizadas despesas e receitas, com apuração do resultado por filial e setor.

Em uma loja de departamentos, cada setor deve ter a receita e despesa apropriada distintamente, permitindo observar a rentabilidade de cada setor em cada filial.



Na estrutura do plano de contas, os centros de custos devem preceder os códigos relativos à estrutura contábil de Ativo e Passivo, Receita e Despesa, por exemplo:

XXXX 1 - ATIVO
XXXX 2 - PASSIVO
XXXX 3 - RECEITA 
XXXX 4 - DESPESA

Dessa forma, podemos apurar os ativos, passivos, despesa e receita por setor em cada estabelecimento, ou emitir relatórios consolidados omitindo os centros de custo.

Nos casos em que não exista identificação do produto ou do setor,  os dígitos correspondentes devem ser preenchidos com "zero".

Por exemplo:

A compra de caixas de isopor para estoque do Setor de Embalagem da filial 2, São Paulo, no valor de R$1.000,00, para geladeira - tipo A, o centro de custo é assim codificado:

Sendo o Setor de Embalagem identificado com o dígito 9, que o produto fabricado é geladeira tipo A, identificado pelo código 78.

O centro de custo corresponde ao código 2978, identificando: 2  - Filial S. Paulo; 9 - Setor de Embalagem; 78 - geladeira tipo A.

Na classificação contábil constará: 2978, mais a conta de estoque correspondente.

No caso de despesas, que não possam ser apropriadas diretamente, devem ser contabilizadas no centro de custo que identifica a filial, porém, os dígitos relativos ao setor e produto corresponderá ao código "999 - Despesas a Apropriar".

Mensalmente, quando da análise,  será apropriada ao setor ou produto, ocorrendo a transferência para o código correspondente.

Para maior produtividade e minimizar a possibilidade de erro, o dígito representativo da filial pode ser automático,  previamente classificado nos formulários de entrada de dados, quer seja em papel ou eletronicamente. Da mesma forma, devem ser usados históricos padrão, que racionalizam o trabalho de entrada de dados, pois são preenchidos, automaticamente.

O computador somente processa aquilo para qual está programado, se não forem fornecidos os elementos, em ordem de poderem ser processados, não haverá como emitir relatórios gerenciais que auxiliem a administração da empresa.



CONTAS DO PASSIVO

O grupo de contas do passivo seguem a mesma lógica usada no Ativo, também precede a conta o código do centro de custo correspondente. Dessa forma podem ser visualizadas as obrigações a pagar em cada filial, permitindo controle e acompanhamento da empresa.


A emissão de relatórios consolidados são emitidos sem especificação dos códigos relativos às filiais ou departamentos, permitindo a apuração do Ativo, do Passivo, das Receitas e das Despesas da empresa, de forma consolidada.


CONTAS DE RESULTADO

Para maior facilidade na obtenção de relatórios fiscais e sociais, o plano de contas, no que se refere às receitas e despesas podem seguir a forma de apresentação da Demonstração de Resultado exigida pela Lei 6404, Lei das Sociedades Anônimas.

 
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